Hoe stelt u een balans op

Bij het bijhouden van een boekhouding komt een hoop kijken. Het vak is dankzij de moderne technologie weliswaar minder arbeidsintensief geworden, maar dankzij de vele regeltjes blijft het vak nog altijd uitdagend.

Eén van de zaken die onder de algemene boekhouding valt, is het opstellen van een balans. Deze verplichting komt ieder jaar weer terug en is een overzicht van alles wat u bezit, alles wat u schuldig bent en uw eigen vermogen. In een jaarlijkse balans is dus snel zichtbaar of het wel of niet goed gaat met uw onderneming.

Waar bestaat een balans uit?

U kunt een balans zien als een screenshot van uw onderneming. In een balans worden onder andere de volgende zaken genoteerd:

- Uw investeringen

- Eigen vermogen

- Leningen

- Vlotte activa (zoals voorraad)

- Liquide activa (zoals uw kas en openstaande facturen)

Boekhouden (algemeen) – Linker en rechterkant

Net als bij een fysieke balans, is er bij een jaarlijkse balans sprake van een linker- en een rechter kant. En zoals de naam balans al aangeeft, is het de bedoeling dat de linker- en de rechterkant gelijk zijn. Vooral dit deel van het opstellen van de balans kan lastig zijn.

De vlotte en de liquide activa, oftewel uw bezittingen, worden aan de linkerkant geplaatst. De middelen waarmee u deze bezittingen heeft gefinancierd, opgesplitst in eigen vermogen en vreemd vermogen, plaatst u aan de rechterkant.

Wanneer de waarde aan de linkerkant overeenkomt met de waarde aan de rechterkant, is uw balans kloppend en kan deze ingediend worden.

 

Hoe boekhouden leidt tot een beter bedrijf

Het doen van de boekhouding is één van de dingen binnen het hebben van een eigen bedrijf waar de ondernemers regelmatig op afgeven. Het is een vervelend karweitje dat ook nooit afkomt, zeker niet wanneer de ondernemer de boekhouding even op de achtergrond heeft gezet omdat er veel te doen was in het bedrijf een bepaalde week of maand. Toch is de administratie een wezenlijk onderdeel van het eigen bedrijf, omdat hier de cijfers uit blijken die er werkelijk toe doen. Niet alleen voor de Belastingdienst, maar ook voor de ondernemer zelf. Wat als blijkt dat u maanden lang hard gelopen hebt in uw eigen bedrijf, maar dat er helemaal geen winst uit voort gekomen is, hoe bepaalt u dan wat er mis is gegaan?

Een beter bedrijf begint bij meer weten

Uw bedrijf naar het volgende level helpen kan alleen wanneer u alles weet van uw bedrijf. Dit begint bij de administratie. Hoeveel marge heeft u op een product, wat zijn de goede maanden, wat zijn de hardlopers en op welke maanden maakt uw personeel alleen maar schoon? Hoe is dit jaar geweest in vergelijking met het vorige jaar, en wat is de voorspelling voor het volgende? Alles begint met de cijfers en gegevens waaruit de rest afgeleid kan worden. Helaas is dit niet bij alle starters op de markt bekend, in veel gevallen liggen zij achter met de boekhouding of besteden zij dit uit, waardoor het grootste gedeelte nooit succesvol heeft kunnen worden, puur en alleen al omdat zij nooit gekeken hebben wat er eigenlijk echt gebeurd is in het eigen bedrijf. Zo komt het regelmatig voor dat er producten onder de kostprijs worden verkocht, iets dat niet zou gebeuren wanneer er goed gekeken zou zijn naar de boekhouding dus.

Zelf boekhouden voor ZZP, waarom?

Een jaar of vier geleden brak een nieuwe manier van het voeren van het eigen bedrijf door, ZZP. Deze mensen waren een eigenaar van een eigen bedrijf zonder dat zij personeel in dienst hadden. Zij maakten gebruik van freelancers of lieten zich inhuren door grote bedrijven om op die manier aan hun geld te komen. Tegenwoordig zijn er veel minder van deze mensen over en dit heeft er vooral mee te maken dat de mensen zonder kennis van zaken eruit gevallen zijn. De ondernemers die overgebleven zijn, zijn de mensen die zich beter verdiept hebben in de omstandigheden, de markt en de mogelijkheden. Toch zijn er ook voor deze mensen nog veel mogelijkheden om de omstandigheden aanzienlijk te verbeteren. Uiteraard gaat het hier om de administratie. Hoe beter de boekhouding is, hoe makkelijker het is om te zien waar het geld echt verdiend wordt en op welke manier. Zelf boekhouden voor ZZP dus, als manier om aanzienlijk meer te kunnen verdienen als een zelfstandig ondernemer.

Zelf boekhouden in een notendop

Het zelf boekhouden voor ZZP begint met een aantal gemakkelijke stappen. Administratie gaat namelijk alleen maar om het invoeren van de inkomsten en de uitgaven, om op die manier tot uiteindelijke resultaten te komen. Het resultaatrapport, het jaarverslag en het BTW rapport volgen hier allemaal uit en als ZZP’er ligt hier de informatie die nodig is om te kunnen zien wat er precies gebeurd is met het bedrijf in de precieze periode of het exacte jaar. Het zijn de cijfers waar alle gegevens uit afgelezen kunnen worden, zoals waar het geld verdiend is en hoeveel dit geld precies gekost heeft om te kunnen realiseren. Op die manier weet ook de zelfstandige ondernemer precies

  • Hoeveel BTW er betaald moet worden of terug komt
  • Waar de winst of het verlies gemaakt is
  • Hoe het beter kan
  • Of het bedrijf een toekomst kan hebben

 

 

De kracht van financieel management

Financieel management wordt vaak gezien als een noodzakelijk kwaad, omdat het vervelend, saai en moeilijk zou zijn volgens velen. De waarheid is echter volledig anders, het managen op financieel vlak, het doen van de boekhouding en zelf administreren is juist de meest ideale manier om alles te kunnen blijven overzien, waarbij de essentie vooral ligt bij het op tijd in kunnen grijpen wanneer er het één en ander verkeerd gegaan blijkt te zijn. Al met al omvat het gemiddelde management voor een klein bedrijf ook niet dermate veel dat er hulp nodig is. Vaak bestaat het fundament uit

  • De inkomsten uit verkopen
  • De uitgaven aan inkoop
  • De inkomsten die anders verworven zijn
  • De kosten voor het runnen van het bedrijf
  • De eventuele BTW en lonen

Deze vijf pilaren zijn de basis, al zullen er genoeg bedrijven zijn die nog meer zaken hebben die onder het financieel management geschaard worden. Al met al is het doel van deze tak om zoveel mogelijk van de omzet te kunnen verwerken naar winst. Dit kan gedaan worden door de omzet te verhogen, de kosten te verlagen of te zorgen dat er een betere marge ontstaat, waarbij het aantal verkopen minstens gelijk zal moeten blijven om een beter resultaat te behalen.

Redenen om Zelf te Boekhouden

Waarom zou u dit zelf doen?

Hoewel vaak gezegd wordt dat haastige spoed zelden goed is, is het zaak om snel op te kunnen treden en in te kunnen grijpen wanneer u een eigen bedrijf heeft. Daarom is het goed om zelf met de neus op de cijfers te blijven zitten, zodat u precies weet wat er gebeurt en waarom. Op die manier kunt u niet alleen scherper inkopen en beter verkopen, u houdt ook de overheadkosten beter in de hand door zelf één van de belangrijkste taken in uw bedrijf op uw schouders te nemen. Een basiskennis is vereist, maar deze kan al snel verworven worden waarna u direct aan de slag kunt gaan met het financieel managen.

 

 

Waarom eenvoudige boekhoudprogramma’s genoeg zijn

Veel mensen die een bedrijf zijn begonnen voor zichzelf, zullen op een gegeven moment een belangrijke keuze moeten maken. Het gaat om de administratie, ofwel de boekhouding, de basis van het eigen bedrijf. Zonder een goede boekhouding is het immers onmogelijk om een goed bedrijf op te kunnen zetten en dat is wel wat de bedoeling is. Toch is het echt niet nodig om te kiezen voor de dure boekhoudprogramma’s die alle mogelijkheden en opties aanbieden. Sterker nog, voor de meeste ondernemers zijn deze functies volledig zinloos. De simpele boekhoudprogramma’s hebben namelijk alle functies die essentieel zijn om een goede administratie te kunnen onderhouden. Hadden zij deze functies niet, dan zouden zij geen boekhoudprogramma’s genoemd worden namelijk.

De meest essentiële functies

De meest essentiële functies die nodig zijn in de boekhouding, hebben allemaal te maken met het vergelijken van de omzet en de kosten. Dit is de basis van het bedrijf, al zijn er natuurlijk nog veel meer zaken die belangrijk zijn, maar naast de BTW kan alles geschaard worden onder deze twee noemers. Dure programma’s om dit te kunnen administreren zijn wat dat betreft net zo goed als de minder uitgebreide versies en beide vereisen een bepaalde voorkennis van boekhouding om succesvol te kunnen zijn. Wat dat betreft bent u dus net zo goed af met een eenvoudiger programma, zeker aangezien het aantal functies hier beperkt zijn, zodat u een stuk minder snel de weg kwijt zal raken.

administratieve plichten

Een aantal tips zijn wellicht handig om te geven. Zorg altijd dat u bij blijft met uw administratie. Achter raken op de facturen en bonnetjes werkt enorm demotiverend en dit zorgt ervoor dat het werk nog veel langer blijft liggen. Doet u vooral de boekhouding op de momenten dat u zelf scherp bent, dus bij voorkeur niet na het werken laat op de avond, maar plan hier een vaste dag voor in.

 

 

Boekhouden in Excel voor ondernemers

Veel zelfstandigen lopen regelmatig tegen hetzelfde probleem aan. Het is namelijk heel erg leuk om veel werk binnen te halen en facturen te kunnen sturen, maar wat wordt er nou eigenlijk verdiend? De kosten voor overhead, inkoop en onkosten moeten immers van het verdiende bedrag afgetrokken worden en wellicht zit u zelfs wel met loonkosten. Wat te denken van het regelmatig terugkerende BTW rapport ernaast? De Belastingdienst weet het vast niet te waarderen wanneer u besluit om een geschat bedrag door te geven. Naast al het werk is het verstandig om ook een moment in te plannen voor de administratie, of besteedt u de boekhouding liever uit?

Genoeg redenen om zelf te boekhouden

Er zijn genoeg redenen om zelf te boekhouden. Een aantal zijn makkelijk op te sommen:

  • U bespaart veel geld door zelf de administratie te doen
  • U houdt een beter overzicht omdat u zelf alle transacties ziet
  • U kunt eerder reageren wanneer er problemen zijn
  • U bent zich beter bewust van eventuele problemen

Daarnaast is het makkelijker om te zien waar het geld verdiend wordt. Wanneer u kiest voor zelf boekhouden in Excel, dan kunt u veel beter terug vinden wat een bepaalde inkoop gekost heeft en wat hiervoor betaald is door de klant of afnemer. Zo weet u veel beter waar u op in kunt zetten en wat u beter kunt laten liggen voor de volgende keer. Zo moeilijk is de administratie helemaal niet en wanneer u uitrekent wat u zou besparen door gewoon zelf de boekhouding in Excel te doen, dan zal u nooit meer een ander vragen om uw papieren door te nemen voor u. Het is immers niet de bedoeling dat alle verdiende winst direct bij de boekhouder komt te liggen en daar nooit meer zal vertrekken.